Membuat Mail Merge dengan MS. Office 2007

Dalam pekerjaan rutin terkadang kita perlu membuat surat untuk beberapa recipients yang isi dari suratnya sama. Untuk kasus pembuatan sertifikat, kita hanya mengganti nama atau statusnya (Pembicara, MC, Peserta). Untuk kasus seperti seperti di atas, kita bisa memanfaatkan salah satu fungsi yang disediakan oleh MS. Word2007, yaitu Mail Merge

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda termasuk membuat pengetikan masal pada sertifikat ataupun piagam, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1. Buat dokumen terlebih dahulu sebagai dokumen Master di MS. Excel (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

Dari Gambar Mail Merge

3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.

Dari Gambar Mail Merge

5. Pilih Use the current document kemudian klik Next

Dari Gambar Mail Merge

6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih sajaType a new list kemudian klik Create.

Dari Gambar Mail Merge

7. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

• Klik Customize columns

Dari Gambar Mail Merge

• Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

Dari Gambar Mail Merge

• Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

Dari Gambar Mail Merge

• Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

• Jika dirasa sudah cukup klik OK

Dari Gambar Mail Merge

• Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

Dari Gambar Mail Merge

• Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
• Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

Dari Gambar Mail Merge

• muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

Dari Gambar Mail Merge

8. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

9. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

Dari Gambar Mail Merge

10. Pada pilihan write your letter, pilih More item

Dari Gambar Mail Merge

11. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert

Dari Gambar Mail Merge

12. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.

Dari Gambar Mail Merge

13. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

Dari Gambar Mail Merge

Dari Gambar Mail Merge

14. Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.

15. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.

Dari Gambar Mail Merge